Inhoud
Tijdens overstromingen, branden, orkanen, aardbevingen, door de mens veroorzaakte noodsituaties, bedreigingen of zelfs geplande evenementen moeten ziekenhuizen reageren op een manier die voldoet aan de behoeften van patiënten, personeel en bezoekers. Hospital Incident Command System (HICS) biedt hen een raamwerk waarop ze snel een antwoord kunnen bouwen en deze kunnen aanpassen aan de omvang van de situatie. Het is belangrijk omdat het managen van een grootschalig incident niet iets is dat de meeste verpleegkundigen, artsen of beheerders dagelijks doen.Wat is HICS?
HICS is gewoon een gestandaardiseerde aanpak voor het beheren van complexe incidenten. Elk ziekenhuis dat dit proces toepast, stemt ermee in om gemeenschappelijke principes te volgen en gestandaardiseerde terminologie te gebruiken in het geval van een grootschalige noodsituatie of gebeurtenis. De principes van HICS komen van het Incident Command System (ICS) dat is ontwikkeld voor het beheersen van bosbranden in Californië in de jaren 70. Bosbranden gebruiken middelen van veel verschillende organisaties, en die mensen deden de dingen niet allemaal op dezelfde manier. ICS heeft de reactie op branden gestandaardiseerd, waardoor iedereen efficiënter en veiliger werd.
Zelfs binnen één ziekenhuis kan elke afdeling het anders doen. Net als tijdens een natuurbrand, stelt HICS het ziekenhuis in staat om zijn benadering van een evenement wereldwijd te standaardiseren, zelfs als elke afdeling de dingen op zijn eigen manier doet tijdens normale operaties. Bij de brandweer heeft de invoering van ICS geleid tot veel standaardisatie van de commandostructuur over de afzonderlijke brandweerkorpsen heen, wat ook in de ziekenhuisbranche begint te gebeuren. Dit is goed; mensen begrijpen de HICS-concepten beter als ze ze de hele tijd gebruiken.
ICS bestaat al sinds de jaren 70. HICS werd ongeveer 20 jaar later populair, voornamelijk in gebieden die bekend waren met bosbranden en comfortabel waren met het gebruik van ICS. Na de aanslagen van 11 september implementeerde de federale overheid het National Incident Management System (NIMS), waarin ICS is opgenomen. Sindsdien is HICS in het hele land en wereldwijd veel gebruikelijker geworden.
De voordelen van HICS
HICS heeft vijf hoofdelementen die samenwerken en waardoor een ziekenhuis een incident effectief kan beheren:
- Ontwikkel een commandostructuur die duplicatie elimineert, kan worden geschaald om aan de behoeften van het incident te voldoen en een redelijke mate van controle volgt (grotere incidenten hebben meer leiders nodig)
- Integreer mensen uit verschillende delen van het ziekenhuis en van externe instanties in de commandostructuur
- Identificeer behoeften en stel doelstellingen vast om het incident op te lossen
- Ontwikkel strategieën om de doelstellingen te bereiken
- Ondersteuning en richting geven aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de doelstellingen (de tactische reactie)
Best practices om HICS te laten werken, beginnen met plannen. Iemand moet worden genoemd als de Emergency Program Manager om het Emergency Operations Plan (EOP) te plannen en te begeleiden. Er moet ook een ruimte in het ziekenhuis zijn die bestemd is voor gebruik als ziekenhuiscommandocentrum (HCC) in het geval van een incident dat een HICS-reactie vereist. Idealiter heeft het HCC meerdere, speciale telefoonlijnen en internetverbinding. In een moderne faciliteit moet het HCC over ontslagen beschikken om ervoor te zorgen dat het kan blijven werken, zelfs als de faciliteit geen stroom meer heeft.
Beheersbare span of control
HICS moedigt het gebruik van een beheersbare span of control aan, wat betekent dat niemand teveel directe ondergeschikten mag hebben. Meestal is de aanbeveling om teams tussen de drie en zeven personen te houden. Met andere woorden, als de taak met vijf mensen kan worden gedaan, zou één leider het moeten doen. Als de taak 14 mensen nodig heeft, moeten er minstens twee teams zijn, elk met een eigen leider om het werk te leiden.
Dit is een van de belangrijkste principes van ICS en HICS. Tijdens de dagelijkse gang van zaken bij vrijwel elk bedrijf houden leiders vaak toezicht op teams die veel groter zijn dan zeven personen. Dat werkt omdat werknemers en teamleden doorgaans experts zijn in de taken die ze routinematig uitvoeren. Het toezicht in deze situatie is beperkt tot buitengewone omstandigheden en de meeste werknemers zijn in staat taken uit te voeren zonder tussenkomst van een teamleider.
Een noodincident of een speciale gebeurtenis is anders. Dit is een unieke situatie waarin mensen gevraagd zullen worden om taken uit te voeren die ze normaal niet doen. Sommige taken kunnen vergelijkbaar zijn met wat ze elke dag doen, maar vaak bevatten ze een hele reeks vragen die moeten worden beantwoord naarmate een incident vordert. Het is belangrijk om leiders niet op te zadelen met onhandelbaar grote teams.
HICS behandelt span of control via een flexibele organisatorische commandostructuur. Als bijvoorbeeld een medisch gaslek in een enkel deel van het ziekenhuis een afdeling vereist die moet worden geëvacueerd totdat onderhoud het kan uitschakelen, kan het ziekenhuis HICS activeren met een incidentcommandant (zie hieronder) en een aantal commandopersoneel om de afdeling over hoe te reageren. Als het lek zo ver gaat dat meerdere afdelingen evacueren, neemt het aantal leiders nu toe tot een punt dat één incidentcommandant niet effectief alles kan bijhouden wat er gebeurt. De Incident Commander kan dus iemand aanwijzen als Operations Chief en iemand anders als Logistics Chief. Die twee mensen zijn dan in staat om hun eigen teams te leiden en op het incident te reageren, waardoor de incidentcommandant vrij komt om andere zaken aan te pakken, zoals openbare informatieberichten en kennisgeving van extra ziekenhuisleiding.
HICS-opdrachtstructuur
Een basisprincipe van ICS is de duidelijke commandostructuur, bestaande uit de Incident Commander en vier secties: Operations, Planning, Logistics en Finance / Administration. Afhankelijk van hoe complex het incident is, kan elke HICS-sectie verder worden onderverdeeld in afdelingen, eenheden en teams, onder leiding van vestigingsdirecteuren, eenheid- of teamleiders. De titel "manager" is gereserveerd voor taken die meerdere andere divisies kunnen doorkruisen, zoals een stagingmanager of een patiëntvolgmanager. In traditionele ICS zijn er aanvullende onderverdelingen die doorgaans niet worden gebruikt in HICS.
Een van de manieren waarop leiders in HICS worden geïdentificeerd, is door kleurgecodeerde vesten te dragen met hun titel duidelijk zichtbaar. De kleuren die bij elke sectie horen, zijn hieronder opgenomen.
Incident Command Staff (White Vests)
De Incident Commander (IC) is verantwoordelijk voor alles wat er gebeurt als hij of zij de leiding heeft over het incident. De IC zal de vier sectiechefs begeleiden en ondersteunen om doelstellingen vast te stellen en deze te realiseren. In geval van verwarring of onenigheid neemt de incidentcommandant de uiteindelijke beslissing. De IC kan indien nodig over extra personeel beschikken, zoals een voorlichtingsfunctionaris of een veiligheidsfunctionaris. De omvang van het personeel van de Incidentcommandant wordt bepaald door de omvang en complexiteit van het incident.
De incidentencommandant is waarschijnlijk een hooggeplaatste ziekenhuisbeheerder, zoals de CEO, COO, Chief Medical Officer (CMO) of Chief Nursing Officer (CNO). Sommige ziekenhuizen zullen de Emergency Program Manager gebruiken, die waarschijnlijk de persoon zal zijn met de beste praktische kennis van HICS. Aangezien incidenten op elk uur van de dag plaatsvinden, dag of nacht, is het ook redelijk aan te nemen dat een verpleegkundig supervisor of een beheerder van wachtdienst de rol mogelijk moet vervullen totdat een hogere beheerder daar kan komen.
In veel gevallen zijn er meerdere mensen verantwoordelijk voor de algehele respons op een incident (bijvoorbeeld branden, geweld of natuurrampen). In deze gevallen werken vertegenwoordigers van elke instantie die verantwoordelijk is voor het incident samen in wat bekend staat als Unified Command. Vanuit deze Unified Command-groep zal iemand worden aangewezen om op te treden als Incident Commander.
Operaties Sectie Staf (Rode Vesten)
De afdeling Operations is waar het grootste deel van het werk wordt gedaan. Alle tactische beslissingen om de incidentdoelen te bereiken worden genomen door de Operations Section Chief (Ops Chief) die rapporteert aan de Incident Commander. Deze functie vereist een hoge mate van technische kennis van ziekenhuisoperaties en zal daarom putten uit dezelfde groep kandidaten als de Incident Commander. Herinner je je die verpleegkundig supervisor die Incident Commander moest zijn toen het incident om 3 uur 's ochtends begon? Ze is de beste persoon voor de functie van Ops Chief zodra de CEO verschijnt om het over te nemen als IC.
De meeste extra takken en eenheden verschijnen onder in de sectie Operaties naarmate een incident groter en complexer wordt. het is echt belangrijk voor de Ops Chief om branches te gebruiken om een beheersbare span of control te behouden.
- De directeur van de afdeling medische zorg zal rapporteren aan de chef Ops en zal toezicht houden op alle aspecten van de patiëntenzorg. Onder de afdelingsdirecteur medische zorg zou er een afdelingsleider intramurale zorg, een afdeling polikliniek, een afdeling spoedeisende hulp, een afdeling gedragszorg, een afdeling klinische ondersteuning en een afdeling patiëntregistratie kunnen zijn.
- De vestigingsdirecteur Infra is verantwoordelijk voor de voorziening. In de meeste ziekenhuizen zou dit het onderhoudspersoneel zijn. Onder de Infrastructure Branch Director kan er een Power / Lighting Unit Leader, een Water / Sewer Unit Leader, een HVAC Unit Leader, een Building / Grounds Unit Leader of een Medical Gases Unit Leader zijn.
- De directeur van de beveiligingsafdeling spreekt voor zich en zou toezicht kunnen houden op een leider van een eenheid voor toegangscontrole, een leider van een eenheid voor publiekscontrole, een leider van een eenheid voor verkeersleiding, een leider van een zoekeenheid en een leider van een eenheid voor rechtshandhaving.
- De HazMat Branch Director is verantwoordelijk voor elke decontaminatie van patiënten of faciliteiten en voor het reageren op eventuele lekkages. Eenheden onder de HazMat-afdeling omvatten detectie en bewaking, respons op lekkage, decontaminatie van slachtoffers en decontaminatie van faciliteiten / apparatuur.
- De Branch Director Business Continuity is degene die de computers draaiend houdt. Dit is meestal een IT-leiderspositie. Onder de Business Continuity Branch zouden de IT-systemen en applicatie-eenheid, de Services Continuity Unit en de Records Management Unit vallen.
- De directeur van de afdeling Patient Family Assistance houdt toezicht op twee vitale functies: de afdeling Sociale diensten en de afdeling Gezinshereniging. Afhankelijk van het soort incident zullen deze units twee van de drukste zijn. Hoewel het een kleine tak lijkt, zou het de meeste invloed kunnen hebben op de perceptie van het publiek over hoe goed een incident werd afgehandeld.
Planningsectie (blauwe vesten)
Het hoofd van de planningsafdeling rapporteert aan de incidentcommandant en is verantwoordelijk voor het volgen van het incident en de middelen. Het hoofd van de planningsafdeling plant niet echt, maar is verantwoordelijk voor het schrijven van het plan en het verzamelen en verspreiden van informatie. Mensen die in staat zijn om hoofd van de planningsafdeling te zijn, zijn onder meer iedereen van bovenaf, evenals een directeur personeelszaken, verpleegkundig supervisor of facilitair directeur.
De planningssectie is veel kleiner dan de operationele sectie met vier eenheden: middelen, situatie, documentatie en demobilisatie. Bij kleine incidenten kan het hoofd van de planningsafdeling alle verantwoordelijkheden van deze sectie alleen op zich nemen.
Logistieke afdeling (gele vesten)
De chef van de logistieke afdeling rapporteert aan de commandant van de incidenten en is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle voorraden, personeel, uitrusting en andere middelen die nodig zijn om de klus te klaren. De hoofd logistiek kan de Chief Procurement Officer van het ziekenhuis, een directeur ondersteunende diensten, COO, facilitair directeur of magazijndirecteur zijn. De logistieke afdeling is de tweede in grootte, alleen de afdeling Operations. Er zijn twee takken:
- De Service Branch zorgt ervoor dat iedereen aan het praten en eten blijft. De Service Branch Director houdt toezicht op de Unit Leader Communications, de Unit Leader Food Services en de Unit Leader IT / IS Equipment.
- De Support Branch Director zorgt ervoor dat de Operations Section Chief alles heeft wat ze nodig heeft. De ondersteuningsafdeling heeft maar liefst vijf afdelingen: levering, arbeidspool en legitimatie, gezondheid en welzijn van werknemers, vervoer en gezinszorg voor werknemers.
Afdeling Financiën / Administratie (Groene Vesten)
Het is waarschijnlijk geen toeval dat het personeel van de afdeling Financiën groene vesten draagt. De Finance Section Chief (ook wel de Admin Section Chief genoemd) houdt de kosten bij en verwerkt betalingen. Vordert de afdeling Logistiek iets, dan schaft (koopt) de afdeling Financiën het aan. De Finance Section is ongeveer even groot als de Planning Section en net als zijn organisatorische broer of zus kan de Finance Section Chief solo optreden bij kleinere incidenten. Goede kandidaten voor Finance Chief zijn de Chief Financial Officer (CFO) of een andere financieel directeur, de directeur zakelijke dienstverlening, de Chief Information Officer (CIO), de controleur / controller of de administratieve VP.