Hoe u kopieën van uw medische dossiers kunt krijgen

Inhoud

• Wie mag medische dossiers opvragen
• Welke records kunnen worden verstrekt
• Gegevens die uw provider mogelijk weigert
• Hoe u uw medische dossiers kunt opvragen
• Servicekosten
• Voor een arts die niet meer in de praktijk is
• Fouten corrigeren
• Een woord van Verywell

Het doornemen van uw medische dossiers is niet alleen slim, het is ook uw recht. Hiermee kunt u alle informatie bijwerken die van belang kan zijn voor uw zorg of uw arts vragen stellen over recepten of testresultaten die ontbreken of onjuist zijn.

Historisch werden medische dossiers bijgehouden en onderhouden door de eerstelijnszorgverlener. In de afgelopen jaren is er een trend ontstaan ​​waarbij patiënten de verantwoordelijkheid namen voor de opslag en het onderhoud van hun eigen medische dossiers.

Tenzij u zich in een gezondheidszorgsysteem bevindt dat u toegang geeft tot uw elektronische medische dossiers (EMD), moet u stappen ondernemen om voor uzelf kopieën aan te vragen.

Volgens de Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA) van 1996, hebt u het recht om kopieën te krijgen van de meeste van uw medische dossiers, of deze nu elektronisch of op papier worden bijgehouden. Deze omvatten doktersnotities, medische testresultaten, laboratoriumrapporten en factuurinformatie.

Wie mag medische dossiers opvragen

Hoewel ze zijn ontworpen om uw privacy te beschermen, zijn de HIPAA-voorschriften zo uitgebreid dat veel providers nog steeds niet weten hoe ze deze moeten handhaven. Dit kan het soms moeilijk maken om uw gegevens te verkrijgen, zelfs als u er volledig recht op hebt.

Volgens HIPAA heeft u het recht om in deze omstandigheden medische dossiers op te vragen:

• U bent de patiënt of de ouder of voogd van de patiënt wiens dossier wordt opgevraagd.
• U bent een zorgverlener of advocaat die schriftelijke toestemming heeft gekregen van de patiënt. In sommige gevallen krijgt u van de zorgverlener een toestemmingsformulier dat de patiënt moet invullen.

Veel mensen gaan ervan uit dat alleen zij of de door hen aangewezen personen kopieën van hun medische dossiers kunnen krijgen. Volgens de wet zijn er andere personen of organisaties die mogelijk ook het recht hebben.

Dit omvat niet alleen uw huisarts, maar ook door derden gedekte entiteiten aan wie u bewust of onbewust het recht hebt verleend bij het ondertekenen van een intakeformulier of registratieformulier voor patiënten. Deze omvatten niet alleen artsen, maar ook organisaties zoals verzekeringsmaatschappijen, ziekenhuizen, laboratoria, verpleeghuizen, revalidatiecentra en factureringsmaatschappijen.

Tegenwoordig vragen sommige mensen zelfs dat hun medische informatie wordt gedeeld met mobiele apps (zoals apps die uw hartgezondheid of diabetes controleren). Onder HIPAA heeft u het recht om dit te vragen met dien verstande dat de arts die de informatie vrijgeeft niet verantwoordelijk is voor hoe de aanbieder van mobiele apps uw informatie gebruikt of beveiligt.

Daartoe is het in uw belang om elk medisch registratie- of intakedocument te lezen om volledig te begrijpen welke rechten u verleent en met wie uw informatie kan worden gedeeld.

Welke records kunnen worden verstrekt

Hoewel u recht heeft op de meeste van uw medische dossiers, zijn er enkele die zorgverleners kunnen achterhouden. De leeftijd van een bepaalde set records kan ook van invloed zijn op de mogelijkheid om ze te verkrijgen. De meeste zorgverleners, waaronder artsen, ziekenhuizen en laboratoria, zijn verplicht om medische dossiers voor volwassenen ten minste zes jaar te bewaren, hoewel dit per staat kan verschillen.

Ook wordt geregeld hoe lang gegevens voor kinderen worden bewaard. Afhankelijk van de staat moeten de gegevens van een kind drie tot tien jaar na de leeftijd van 18 of 21 jaar worden bewaard.

Onder de verschillende records heeft u het recht om:

• Alle notities of records die een provider zelf heeft gemaakt
• Alle diagnostische resultaten waarvoor een provider kopieën heeft, waaronder bloedonderzoeken, röntgenfoto's, mammogrammen, genetische tests, biopsieën, enz.
• Alle informatie verstrekt door een andere arts die is gebruikt om een ​​diagnose te stellen en / of directe behandeling

Als u op zoek bent naar specifieke laboratoriumtests of ziekenhuisopnames, is het vaak het beste om deze aan te vragen bij het laboratorium of ziekenhuis in plaats van bij uw huisarts. Ze zijn waarschijnlijk vollediger en kunnen zelfs langer worden bewaard dan in een particuliere medische praktijk.

Gegevens die uw provider mogelijk weigert

Er zijn records waartoe u de toegang kan worden geweigerd. Het gaat voornamelijk om dossiers over geestelijke gezondheid waarvoor de aantekeningen van de aanbieder eerder als "impressies" dan als diagnoses kunnen worden beschouwd. Er is beweerd dat openbaarmaking van deze dossiers de arts-patiëntrelatie kan schaden of verkeerd kan worden geïnterpreteerd wanneer ze uit hun verband worden gehaald.

Met dat gezegd zijnde, kan een provider uw verzoek niet weigeren, omdat het uw gevoelens kan kwetsen. Het kan alleen worden geweigerd als het vrijgeven van de informatie u ertoe kan dwingen uzelf of anderen te schaden. Indien geweigerd, moet de weigering schriftelijk aan u worden verstrekt.

Volgens de wet zijn er enkele gevallen waarin uw gezondheidsinformatie kan worden achtergehouden, hoewel deze beperkingen onderhevig zijn aan ruime interpretatie. Deze omvatten:

• Opmerkingen over psychotherapie; dit zijn aantekeningen die de arts heeft gemaakt en die mogelijk niet in uw medisch dossier worden opgenomen
• Informatie die is verzameld voor gebruik in een rechtszaak

Als u denkt dat u ten onrechte de toegang tot specifieke medische dossiers wordt ontzegd, kunt u een klacht indienen bij het Office of Civil Rights (OCR) bij het Department of Health and Human Services. U kunt hetzelfde doen als uw medisch geheim is geschonden.

Als de OCR het ermee eens is dat uw klacht gerechtvaardigd is, zal het de arts of instelling instrueren om corrigerende maatregelen te nemen of een schikking af te dwingen als er daadwerkelijk schade is aangericht. De klacht moet binnen 180 dagen na de overtreding worden ingediend.

De wet verbiedt ook represailles van de kant van de betrokken entiteit als er een klacht wordt ingediend, zoals het beëindigen van diensten of een verhoging van de kosten van diensten.

Wat te doen als u de toegang tot het medisch dossier wordt geweigerd

Hoe u uw medische dossiers kunt opvragen

De meeste praktijken of faciliteiten zullen u vragen een formulier in te vullen om uw medische dossiers op te vragen. Dit aanvraagformulier kan meestal op kantoor worden afgehaald of per fax, post of e-mail worden bezorgd.

Als het kantoor geen formulier heeft, kunt u een brief schrijven om uw verzoek in te dienen. Zorg ervoor dat u:

• Uw naam
• Burgerservicenummer
• Geboortedatum
• Adres en telefoonnummer
• E-mailadres
• De lijst met opgevraagde records
• De data van service
• Bezorgoptie (fax, post, e-mail, persoonlijk)
• Handtekening

Nadat het verzoek is gedaan, moet u mogelijk even wachten voordat de gegevens daadwerkelijk zijn ontvangen. Staatswetten variëren, maar vereisen doorgaans levering binnen 30 tot 60 dagen. Zorg ervoor dat u een kopie van het originele verzoek bewaart en neem contact op met het ministerie van Volksgezondheid van uw staat als u de documenten na herhaalde pogingen niet ontvangt.

Servicekosten

Houd er rekening mee dat u mogelijk de kosten van uw medische dossiers moet betalen als u deze op papier, per fax of via elektronische media wilt laten bezorgen. Hoewel de prijs kan variëren, moet deze redelijk zijn.

Bovendien heeft u recht op de administratie, ook als u de arts of instelling voor de betrokken procedure niet heeft betaald. De gegevens kunnen niet worden achtergehouden wegens niet-betaling, en u kunt geen exorbitante vergoeding in rekening worden gebracht ter compensatie van de niet-betaling van services. Als er geld verschuldigd is, kan de arts of instelling mogelijkheden voor incasso volgen, zoals juridische stappen of een incassodienst.

Kosten voor kopieën van uw medische dossiers

Voor een arts die niet meer in de praktijk is

Als uw arts met pensioen gaat of niet meer oefent, moeten alle medische dossiers volgens de wet nog worden bijgehouden. Dit geldt ook als een arts is overleden of de praktijk heeft ontbonden zonder verkoop.

Volgens de wet moeten de medische dossiers worden overgedragen aan een andere zorgverlener die ermee instemt de verantwoordelijkheid te aanvaarden.Als een zorgverlener niet kan worden gevonden, kunnen de dossiers worden gearchiveerd bij een gerenommeerd commercieel opslagbedrijf.

Evenzo, als uw arts de praktijk heeft verlaten maar de praktijk nog steeds actief is, moeten uw gegevens worden bijgehouden door de overige leden. Als de praktijk is verkocht, is de nieuwe praktijk verantwoordelijk voor het onderhoud van de records en is hij aansprakelijk als de records verloren gaan of verkeerd worden behandeld.

Het opsporen van uw gegevens kan soms een uitdaging zijn, vooral als een dokterspraktijk gesloten was zonder doorzendgegevens. In dit geval zijn er verschillende dingen die u kunt doen:

• Neem contact op met uw staat of plaatselijke medische vereniging. Veel van deze organisaties hebben een jaarlijkse registratie nodig, ze zullen waarschijnlijk beschikken over de meest recente contactgegevens.
• Praat met uw zorgverzekeraar. Als de arts nog steeds een erkende aanbieder is, heeft uw verzekeraar contactgegevens.
• Neem contact op met een ziekenhuis waar uw arts rondes heeft gemaakt. Ziekenhuizen vereisen dat artsen een formeel proces ondergaan om ziekenhuisprivileges te verkrijgen. De personeelsafdelingen hebben meestal gegevens in het bestand.

Als al het andere niet lukt, moet u mogelijk uw dossier reconstrueren door contact op te nemen met de verschillende laboratoria, het ziekenhuis of de specialisten die u hebt gebruikt. Uw zorgverzekeraars, zowel in het verleden als in het heden, kunnen u de details verstrekken van eventuele claims die namens u worden ingediend.

Fouten corrigeren

Als u een kopie van uw medische dossiers heeft verkregen, moet u deze zorgvuldig doornemen. Als u fouten of weglatingen aantreft, wilt u deze onmiddellijk laten corrigeren om ervoor te zorgen dat ze uw toekomstige zorg niet in gevaar brengen.

De meeste providers gaan ermee akkoord feitelijke fouten te corrigeren of rapporten op te sporen die in uw dossier hadden moeten worden bijgehouden.

Dit geldt echter niet voor meningsverschillen waarover uw arts het recht heeft om een ​​medische mening te geven. Dit omvat opmerkingen over factoren die bijdragen aan een ziekte (zoals alcoholisme of hiv) die u liever niet in uw medische dossiers wilt hebben. Het wijzigen of weglaten van de gegevens zou niet alleen ethisch problematisch zijn, het zou de arts ook kunnen onderwerpen aan juridische stappen.

Met dat gezegd zijnde, als u van mening bent dat de weigering van een correctie onrechtvaardig is of u in gevaar brengt, dient u een klacht in bij de OCR waarin het geschil wordt beschreven. Ze kunnen het bewijs bekijken en beslissen of de correctie gerechtvaardigd is.

Hoe u fouten in uw medische dossiers kunt corrigeren

Een woord van Verywell

Weten wat er in uw medische dossiers staat, kan in de eerste plaats net zo belangrijk zijn als het bezoeken van een arts. Als u toegang heeft tot uw elektronisch medisch dossier, zorg er dan voor dat u dit na elke afspraak of elk bezoek aan de put bekijkt. Hiermee kunt u waar nodig corrigeren en actiever deelnemen als en wanneer medische behandeling nodig is.